Управляя информацией, управлять бизнесом

Сегодня в бизнесе выживают те, кто обладает самой актуальной и всеобъемлющей информацией. Информация стала едва ли не главным фактором конкурентоспособности компаний. Новый уровень в возможности управления корпоративной информацией предоставила компания Microsoft, предложив современный продукт - портал Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Об особенностях работы компаний в новой виртуальной среде мы беседуем с начальником отдела системной интеграции компании «Ланит – Поволжье» Вячеславом Тихоновым.

The Chief: С чем была связана необходимость новой программной оболочки, ведь казалось бы все функции офисных работ решает привычный всем Microsoft Office?

Вячеслав Тихонов:

- При подготовке нового программного обеспечения Офис – 2007 компания Microsoft базировалась на понимании того, что огромное множество компаний во всем мире сегодня работают в различных офисных приложениях Word, Excel, Explorer, Outlook, на компьютерах накапливаются массивы информации. Однако, деловой человек сегодня не ограничивает себя одним компьютером – у него может быть ПК в офисе, ноутбук, ПК дома. И нужная информация оказывается распределенной между ними. Чтобы получить доступ ко всей информации, имеющейся в компании нужно собрать ее в одном месте. Не нужно сбрасывать со счетов и увеличение сложности организаций, обострение конкурентной борьбы, повышение значимости отношений с заказчиками и партнерами. Потребовались новые способы работы с таким конкурентным фактором, как информация. Задачу объединения информации в одном месте и организацию оперативного доступа к ней сотрудникам компании и решил новый продукт Microsoft. Основой ее стал корпоративный сервер и программное обеспечение Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Это программная оболочка, которая включает в себя много разных компонентов и позволяет организовать клиент-серверную архитектуру работы компании, при этом вся информация компании хранится на едином сервере, а клиенты получают возможность работать с этой информацией привычными средствами MS Office. Тем самым, с одной стороны, обеспечивается лучшая сохранность информации, поскольку все лежит на одном сервере, и, соответственно, можно организовать централизованное копирование, разграничение доступа, мощную антивирусную защиту. С другой стороны, SharePoint Server - технология позволяет обеспечить доступ к информации из любой точки мира через Интернет. Это удобно для тех, кто находится в постоянном движении, командировках, даже в отпуске. Все контакты, вся информация находится постоянно с Вами. При помощи элементарного коммуникатора или ноутбука Вы можете получить с сервера самую оперативную, обновленную версию всей информационной базы компании. Причем база постоянно обновляется всеми работниками компании, поэтому можно быть в курсе всех самых новых изменений и оперативно находиться в гуще всех корпоративных процессов. Это очень важно для принятия релевантных решений – иметь самую свежую информацию.

Но разумеется, любые данные могут быть личными или общими. У каждого объекта есть свои уровни доступа. Что-то может настраивать только администратор, а что-то пользователи. Можно предоставить доступ к своему личному порталу только определенным лицам, причем уровень доступа тоже может быть различным.

The Chief: Какие дополнительные удобства может предложить своим пользователям новая программная оболочка?

Вячеслав Тихонов:

- Изначально Микрософт позиционирует свой портал как полную виртуальную среду работы для сотрудников компании. Все сотрудники организации все свои действия, связанные с работой с информацией должны осуществлять через этот портал. Тогда такой портал становится единой информационной базой, «мозгом» компании, к которому можно обращаться в любой момент, по любому вопросу, связанному с производственной деятельностью.

В нем есть и такие привычные опции, как форумы, опросы, блоги, библиотеки ресурсов. А для крупных компаний важно и то, оперативно можно организовать связь с любым работником компании. Появилось дополнительное удобство для транснациональных корпораций – портал автоматически выбирает язык, на котором сообщение приходит в любой офис в соответствующей стране. В стандартной поставке ПО есть облегченная версия портала для коммуникаторов. Поэтому можно быть в курсе всего, что происходит в компании, имея при себе даже простейший коммуникатор. Это удобно и руководителям, и мобильным работникам компании, например, торговым представителям. Возможности портала практически неисчерпаемы. Например, есть функционал, связанный с анализом ключевых показателей бизнеса. Если в компании созданы определенные базы данных, то существует возможность оперативного их анализа и информирования заинтересованных лиц. Так, например, если прибыль упала ниже какого-то критического уровня, система сама сигнализирует об этом тем руководителям, в чьей компетенции находится эта проблема. Облегчается и корпоративный документооборот: появилась возможность создавать документы и оперативно переправлять их исполнителям: например, подготовить приказ или служебную записку, причем они автоматически уже без Вашего участия попадут на рабочий стол своим адресатам. Остается только отследить исполнение. Есть возможность не устанавливать на компьютер «тяжелые» офисные приложения, что особенно важно для легких носимых ПК. Через браузер и обычную почту можно работать в любых приложениях прямо на сервере.

The Chief: Каким отделам компании в первую очередь адресован этот продукт?

Вячеслав Тихонов:

Всем без исключения. Более того, SharePoint Server предоставил возможность организовывать не только внутрикорпоративную систему общения, но и подключать в эту среду своих партнеров, клиентов. Например, мы делали проект для предприятия, где был организован узел для работы этого предприятия с поставщиками. Были прописаны все бизнес – процессы и в полуавтоматическом режиме теперь и сотрудникам, и поставщикам можно отслеживать, какие задачи решаются в данный момент времени. Плюс руководство получило возможность оценивать, как работают с поставщиками его менеджеры. Когда это делалось при помощи обычной электронной почты, отследить все процессы и своевременно отреагировать на них был достаточно затруднительно.

Сейчас уже очень трудно любой IT – отдел представить без собственного портала: такая типовая задача, как поддержка пользователя, наиболее просто реализуется при помощи серверной технологии. Так, пользователи оставляют на таком портале свои проблемы, которые у них возникли, эти проблемы переадресуются определенному исполнителю, а также к начальнику на контроль. Поэтому начальник видит, насколько оперативно исполняются заявки. Такой проблемы, как «забыл» в этом случае уже не бывает. А, кроме того, зарплата исполнителей привязана к количеству качественно и в срок исполненных заявок. Таким образом, такая технология помогает мотивировать сотрудников. Аналогичную задачу мы решали с отделом логистики. Отдел продаж определяет поставщика, а затем передает работу в отдел логистики, который должен доставить товар, передать его заказчику, оплатить и закрыть сделку. Когда эта задача решается при помощи бумажных документов, зачастую происходят несостыковки, путаница, задержки. После того, как на портале организовали специальный узел для менеджеров отделов продаж и логистики, все стало работать как часы. При этом, появилась возможность оценивать качество исполнения заказа, а через это влиять на зарплату. Теперь стало возможным анализировать, обрабатывать информацию, расшивать узкие места.

The Chief: В чем состоит задача вашей компании при установке данного продукта?

Вячеслав Тихонов:

Задача нашей компании – настройка платформы на конкретные задачи заказчика. Потому что изначально Microsoft предоставляет набор офисных приложений и серверную часть. Своеобразный конструктор, из которого нужно соорудить программную оболочку, которая бы реализовывала уникальные задачи данной конкретной компании. Мы выступаем как интеграторы, которые вникают в задачи заказчика, в то, что он хочет в итоге получить, и воплощаем эти задачи на данной платформе. При этом требования к аппаратной части на первом этапе минимальны, по мере развития наращивать систему уже легко. Можно стыковать платформу с работой 1С и любого другого продукта, используемого в технологических процессах заказчика. А для того чтобы работать в данной системе, нужен обычный MS Office и Интернет - браузер, в принципе сейчас в России на всех компьютерах это уже есть. На корпоративный сервер ставится Microsoft Office SharePoint Server 2007. И все, система готова. У Вас появилась возможность доступа ко всем ресурсам компании, базам данных, контактам, библиотекам, оперативному документообороту.

Стоимость такого ПО порядка 10000 долларов. Но если задачи заказчика достаточно малы, то реализовать их можно и на серверной части обычного MS Windows Server 2003, хотя, безусловно, часть значимых функций будет потеряна, например, корпоративный поиск (поиск заданного объекта по всем ресурсам компании).

Реализация такого проекта постановки такого ПО для определенной компании, с учетом ее задач и требований требует от месяца до трех. Конечно, бывают сложные ситуации, особенно, когда нужно состыковать данную технологию с другим программным обеспечением, например, с САПР, используемой в данной компании. Но важно, что головной офис нашей компании – московский – уже имеет наработанную практику решения задач практически любого уровня сложности, и в сотрудничестве с ним мы реализуем всевозможные задачи.

The Chief: Когда руководителю следует задуматься об установке такого программного обеспечения?

Вячеслав Тихонов:

Если Вы: слишком много времени тратите на поиск необходимой информации, у Вас нет под рукой оперативных данных для принятия решения, есть определенные затруднения при работе с рабочими группами, приходится взаимодействовать с огромным количеством людей в компании, если Вы слишком много времени тратите на рутинные операции, вынуждены одновременно использовать несколько информационных систем, не получаете должной отдачи от партнерства, а Ваши заказчики не имеют доступа к актуальной информации. Если Вам близок хоть один из этих посылов, значит пришло время принимать решение об установке портала. И это решение будет правильным.