Какие технологии могут облегчить работу офисным сотрудникам

Каждый руководитель хочет, чтобы его команда работала эффективно. Однако есть множество моментов, которые отвлекают сотрудников, отнимают время и не дают раскрыться их талантам. Чтобы сделать рабочее пространство максимально комфортным, а сотрудников в этом пространстве эффективными, существуют технологии «умного офиса». По данным аналитической компании Kenneth Research, объем соответствующего рынка достигнет 56 миллиардов долларов к 2025 году. Что именно отличает умный офис от привычных рабочих мест?

ШУМ ВМЕСТО РАЗГОВОРОВ

В офисах открытого типа (open space) часто очень громко: телефонные разговоры, внутреннее общение, раздражающий шум от десятков клавиатур и многое другое. Все эти звуки создают не самую продуктивную атмосферу. В прошлом году компания Oxford Economics провела исследование среди 500 топ-менеджеров и рядовых сотрудников из различных отраслей. По данным аналитиков, только 1% сотрудников не замечает шум и может сосредоточиться на работе, не покидая офис и не используя вспомогательных средств. 75% работников уходят за пределы офиса, чтобы быть продуктивными. 32% — используют наушники. При этом специалисты из шумных офисов намного чаще говорят о желании сменить работу в ближайшие шесть месяцев, чем сотрудники более тихих помещений. А исследование Steelcase и Ipsos показало, что сотрудники из-за отвлекающего шума теряют почти полтора часа в день.

Чтобы решить эту проблему, в современных офисах внедряют систему маскирования звука. Она помогает улучшить производительность сотрудников. Во всех открытых офисных пространствах под потолком размещают специализированные акустические системы, равномерно распределяющие маскирующий шум по помещению. Когда человек впервые попадает в такое пространство, он слышит тихое шипение или специальный шум, содержащий неразборчивую речь и различные природные шумовые эффекты (звук дождя, прибоя, ветра). Совсем скоро эти звуки перестают восприниматься в силу адаптации человеческого сознания, то есть приспособления к постоянно действующим или регулярно повторяющимся раздражителям. Сочетание маскирующего и офисного шума позволяет значительно снизить человеческую реакцию на внешние раздражители. Работа системы снижает разборчивость фоновых звуков, и сотрудник меньше отвлекается на них. Например, сотрудник слышит, что рядом с ним кто-то разговаривает, но не может разобрать слов из беседы. Поскольку говорят не с ним, мозг не отвлекается, специалист может сосредоточиться на работе.

С подобной проблемой удалось справиться риэлторской компании из Далласа Sigma Relocation. Бизнес активно рос, расширялся call-центр, в помещении становилось все больше шума. Владельцы компании должны были выбирать: арендовать новый офис или решать проблему на месте. Sigma Relocation установила в call-центре систему маскирования звука, которая во время работы напоминала включенный кондиционер. В итоге производительность отдела возросла, так как система подавляла отвлекающие шумы в радиусе от 3 до 5 метров. Руководство получило возможность продолжить расширять штат, не снижая качество работы сотрудников.

Технологию саунд-маскинга применяют для защиты конфиденциальной информации. Часто так называемый «розовый шум» используют врачи и руководители. Кабинет главы Института инженеров электротехники и электроники (IEEE) Джеймса Джефриса выходил в корпоративный коридор. Он понимал, что переговоры и телефонные беседы слышат проходящие мимо, а особенно его ассистент, сидящий рядом с дверью. Проблему решила система маскирования звука с шестью динамиками и акустические материалы на потолке в кабинете.

ЭКО-ТРЕНД

Один из самых узнаваемых офисных аксессуаров — это флипчарт или офисный мольберт. Магнитная доска на треноге с креплением для больших листов бумаги, которые по мере использования отрывают или перекидывают как в блокноте, — незаменимая вещь для коротких презентаций, совещаний и переговоров. Сегодня привычные флипчарты заменяют на электронные версии. Выглядят они почти так же. На них можно рисовать маркером, потом стирать записи, но перед этим собравшимся больше не нужно спешно фотографировать или переписывать, изображенное на доске. Достаточно лишь просканировать QR-код, изображенный в углу рабочей поверхности, подключиться к мольберту по Bluetooth или через интернет и наблюдать за изменениями на флипчарте с экрана своего компьютера или смартфона.

НИЧЕГО ЛИШНЕГО

Сегодня у вас на столе может быть только одно устройство: ноутбук, планшет или смартфон. Такая же ситуация и на переговорах. В переговорных помещениях нет никаких стационарных телефонов, проводов, разъемов. Современный подход — беспроводная передача контента и сигналов. Через Wi-Fi изображение с любого гаджета выводится на экран. Более того, активно развивается решение, когда несколько экранов создают единое пространство, с которым одновременно могут работать один или несколько человек.

В переговорной комнате произошли большие изменения. Раньше в ней был проектор, система видеоконференцсвязи, видеокамера, порты на столе для подключения, например, ноутбуков, настольные микрофоны, пульты и многое другое. Сейчас переговорная комната — это экран с веб-камерой и микрофонный массив. Все это подключается к мини-компьютеру, который заменяет блок видеоконференцсвязи, систему беспроводной трансляции и т.д. Количество проводов и времени на настройку сводится к минимуму, а эксплуатировать такие системы становится максимально просто.

Если к совещанию в переговорной один из коллег подключается удаленно, с ним говорят через микрофоны, встроенные в потолок, а не стоящие на столе. Они позволяют локализовать источник звука, тем самым предоставляя возможность видеокамере наводиться непосредственно на говорящего. А если в помещении разговаривают несколько человек, показывается общий план, где все попадают в кадр.

ПОМОЩЬ В ПЕРЕГОВОРАХ

Еще одна особенность офисной жизни, которая отнимает время у сотрудников, — поиск и бронирование переговорных помещений. Сегодня в «умных офисах» у комнат для встреч размещают небольшие электронные панели для брони. Они позволяют легко и быстро найти нужное помещение с требуемыми параметрами (наличие видеоконференцсвязи, интерактивного экрана и т.д.). В России такие технологии пока не очень популярны, однако внедрение такой системы позволяет упростить работу сотрудников и даже сэкономить. Все панели синхронизируются с системами корпоративной почты и управления мультимедийным оборудованием. Такой подход позволяет своевременно, например, за 5 минут до начала встречи, которая уже есть в расписании и отображается на панелях перед переговорным помещением, включить все необходимое оборудование. В случае установки дополнительных датчиков присутствия, если мероприятие не состоялось, но встречу отменить забыли, помещение автоматически становится свободным, а оборудование и свет отключаются. Все это происходит без участия человека. но есть и возможность быстрого продления брони или автоматический подбор аналогичного помещения.

Если в переговорном помещении установить датчики освещенности, система будет следить за разумным использованием естественного солнечного света, регулируя жалюзи и интенсивность искусственного освещения. Например, в зависимости от того, какие по интенсивности планируются переговоры, система может перед стартом совещания настроить свет. Исследование показало, что те, кто работает при искусственном освещении, в конце рабочего дня чувствуют сонливость сильнее, чем те, кто работает при естественном освещении. Поэтому в переговорной может быть теплый свет для неформальной беседы и более холодный для встречи, требующей концентрации и активности собравшихся. Также в переговорных комнатах внедряют датчики температуры. С помощью них система формирует сценарии проветривания помещения в случае нехватки свежего воздуха.

Использование технологий умного офиса — это еще один шаг в сторону умного города. Чем больше становится «умной» инфраструктуры и людей, взаимодействующих с ней, тем ближе мы к инновационному и экологичному постиндустриальному обществу.

Автор: Леонид Жестев
Источник: Harvard Business Review, 25.06.2019
Связь с нами