Как перейти на отечественное офисное ПО за 7 шагов

Антон Ваганов, директор по ECM-проектам ГК ЛАНИТ, рассказывает, какие шаги организации необходимо предпринять, чтобы переход на отечественное ПО прошел без проблем и в нужные сроки.

К 2021 году доля отечественного офисного программного обеспечения в госкомпаниях, по приказу Минкомсвязи, должна достичь 80%. Однако, несмотря на быстрое развитие российского ПО, достижение этой цифры — всё ещё непростая задача. Во-первых, потому что внедрение отечественного «офиса» — полноценный проект, при реализации которого организации необходимо учесть множество пользовательских требований, нюансы интеграции с ИТ-системами, необходимость вовлечения и обучения пользователей. А во-вторых, сам софт — совершенно другой, он сложнее и требует детального анализа инфраструктуры, проработки вопросов поддержки пользователей и ПО. Итак, как перейти на отечественное ПО.

1. СОЗДАНИЕ ПРОЕКТНОЙ ГРУППЫ

Купить лицензии и установить новое ПО на определенное количество рабочих мест — это самая понятная и самая малая часть предстоящих задач. Проект займет несколько месяцев. По нашим оценкам, внедрение и тестирование «офиса» при количестве лицензий более 1 тыс. займет от трех месяцев до полугода. Таким образом, импортозамещение офисного ПО следует считать полноценным ИТ-проектом. Реализация этого проекта потребует специального планирования, ресурсов и времени. Понадобится рабочая группа во главе с руководителем проекта — на первом этапе:

  • подготовьте «дорожную карту» проекта — детализированный план перехода со всеми нюансами миграции софта;
  • разработайте методику испытаний и критерии соответствия импортозамещенного ПО бизнес-процессам компании;
  • определите критерии успешности проекта.

2. СРАВНЕНИЕ ОФИСНЫХ ПАКЕТОВ

На данный момент в реестре отечественного ПО всего два офисных продукта. У них разные интерфейсы, функциональность и способы интеграции. Поэтому в любом случае необходимо проанализировать бизнес-процессы и оценить, насколько применим конкретный офисный пакет. Для этого:

  • опишите бизнес-процессы организации,
  • оцените требуемый функционал и сопоставьте его с возможностями ПО,
  • выберите схему лицензирования,
  • запустите бюджетирование

При анализе функционала ПО особое внимание уделите нуждам пользователей с повышенными требованиями — по статистике набор возможностей ПО из реестра Минкомсвязи покрывает потребности 90% пользователей всех организаций. Если кто-то из ваших сотрудников попадет в оставшиеся 10%, придется искать варианты решения этой проблемы.

На этом этапе также обратите внимание на условия использования «офиса» — срок подписки, наличие опции бессрочного выкупа продукта и возможность покупки безлимитной лицензии. Это вопрос стратегии: кто-то принципиально не хочет привязываться к одному продукту навсегда, а кто-то хочет заплатить один раз и больше не возвращаться к этому вопросу.

3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИНФРАСТРУКТУРЫ

После предварительного выбора нового офисного пакета оцените состояние своей инфраструктуры. В целом у офисного ПО невысокие требования к оборудованию, но на старых машинах и операционных системах «офис» может работать медленно.

Меняя версии офисных пакетов, можно купить не только локально устанавливаемые на каждый компьютер программы, но и серверное решение, которое позволит пользователям работать через веб-интерфейс. Оно потребует установки на определенные серверные мощности. При необходимости их нужно закупить.

Нередко организации вместе с офисным пакетом меняют и операционную систему — на Linux.

Итак, рабочей группе на этом этапе предстоит:

  • сравнить требования к оборудованию с возможностями текущей инфраструктуры;
  • включить закупки оборудования в план закупок;
  • подготовить бюджетирование.

4. ОПТИМИЗАЦИЯ СЦЕНАРИЕВ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Анализ потребностей пользователей может подтолкнуть к изменению привычных сценариев работы. Так, на самоизоляции многие организации перевели работу с документами в облака. Пользователи получили возможность совместно работать с документами без установки на свои гаджеты дополнительного ПО, а организации снизили объемы хранимых документов и уровень загрузки каналов связи — ведь у пользователей отпала необходимость пересылать друг другу по электронной почте «тяжелые» файлы, стало достаточно отправить ссылки на документы.

На этом этапе:

  • оцените необходимость удаленной работы с документами, совместного их создания и редактирования;
  • предусмотрите мощности для развертывания частного облака;
  • закупите лицензии;
  • внедрите и настройте ПО.

5. ИНТЕГРАЦИЯ С СУЩЕСТВУЮЩИМИ ИНФОРМАЦИОННЫМИ СИСТЕМАМИ И АУДИТ САМОПИСНОГО ПО

Пожалуй, главный вопрос при смене офисного пакета — используют ли корпоративные информационные системы библиотеки Microsoft для генерации, конвертации или изменения файлов? Например, госорганизации часто экпортируют Word в PDF при подготовке документов для обмена в межведомственной системе электронного документооборота (МЭДО). Также распространено автоматическое встраивание в документы дополнительных полезных элементов, например штрих-кодов для актов в 1С или штампов в системах электронного документооборота. Много выгрузок или отчетов из систем делается с применением Excel. Все подобные процедуры с использованием библиотек Microsoft придется переписывать с применением других библиотек. Можно и сами офисные пакеты использовать как библиотеки для реализации функций — любой вариант требует дополнительной разработки. Она необходима и в том случае, если в организации широко используются макросы и самописные отчеты — их неизбежно придется переписывать на JavaScript или Lua — языки, которые используют офисные пакеты из реестра отечественного ПО.

Острый момент при импортозамещении офиса — способность корпоративных ИТ-систем поддерживать версионность файлов при изменении их форматов. Поскольку компания уже не сможет работать с проприетарными форматами Microsoft — docx, xls (форматы, которые не находятся в общественном использовании), файлы, полученные из системы электронного документооборота, ERP-системы и других, после редактирования в новом «офисе» будут сохраняться в другом формате. Важно, чтобы все корпоративные системы «понимали», что в них поступают не новые документы, а новые версии старых документов, пусть и в новом формате. Поддержку версионности файлов нужно тестировать.

Опыт показывает, что в рамках крупной ИТ-системы без доработки ПО не обойтись. При этом во многих случаях проблемы совместимости удается решить точечной доработкой с небольшими бюджетами. Альтернативой станет исключение сотрудников, использующих проблемную функциональность, из проекта по миграции на отечественный офис. С помощью сегментации пользователей и тщательного тестирования каждого сегмента можно определить оптимальный сценарий импортозамещения: например, миграция 100% пользователей и 80% пользователей требуют разных работ в процессе перехода. На этом этапе:

  • проведите аудит корпоративного ПО, использующего в своей работе офисный пакет;
  • подготовьте программы испытаний корпоративных информационных систем;
  • сегментируйте пользователей на основе тех корпоративных систем, которые они используют, и выполняемых функций;
  • сформируйте тестовые группы пользователей;
  • проведите испытания офисных пакетов;
  • подготовьте заключения о влиянии смены офисного пакета на процессы, выполняемые в корпоративных
  • информационных системах;
  • примите решение о доработках корпоративных информационных систем.

6. ОБУЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Любая смена ПО — это всегда стресс для пользователя, поскольку ему придется привыкать к различиям в интерфейсе и функциональности. Предварительное продвижение нового продукта в корпоративной среде, а также обучение способствует лояльности и положительному настрою сотрудников:

  • выберите формат обучения пользователей;
  • подготовьте обучающие материалы;
  • проведите обучение;
  • разместите материалы в корпоративных источниках для доступа всех заинтересованных сотрудников.

7. ТЕХПОДДЕРЖКА ОФИСОВ

Отечественные офисные пакеты, как и любой новый программный продукт, пока еще не успели избавиться от шероховатостей разработки и всех «детских болезней», поэтому не рекомендуется пренебрегать техподдержкой. Она потребуется для решения проблем и пользователей (показать, как выполнить определенную функцию), и администраторов (объяснить, как установить решение, в том числе в облаке), и ИТ-отдела, который будет собирать требуемые пользователям функции, общаться с разработчиком ПО и включать их в карту дальнейшего развития офисного ПО.

Поскольку поддержка офисного ПО может оказаться весьма затратной по ресурсам и по времени, организации необходимо решить, стоит ли привлекать для этой задачи ИТ-аутсорсера (им может быть и интегратор, который внедрял ПО), или она справится своими силами.

Итак:

  • выберите схему технической поддержки на этапе внедрения;
  • выберите схему технической поддержки на этапе эксплуатации;
  • подготовьте систему учета заявок, матрицы ролей и регламента работы.

Замена «офиса из коробки» в один день не происходит, поэтому заранее продуманный план действий, четкое понимание объемов предстоящих работ, техническая и постпроектная поддержка помогут выполнить переход на отечественное ПО в заданные сроки и с наилучшим результатом.

Автор: Антон Ваганов
Источник: РБК Pro, 10.08.2020
Связь с нами