Электронный документооборот

Организация электронного документооборота значительно повышает эффективность управления бизнес-процессами предприятия. Система электронного документооборота, настроенная под конкретные задачи заказчика, предоставляет руководству компании и специалистам возможность оперативно принимать решения на основе анализа максимального количества документов и информации.
Компания «ЛАНИТ-Поволжье» внедряет системы электронного документооборота на основе программных продуктов: LanDocs, DIRECTUM, Microsoft SharePoint.
LanDocs – система электронного документооборота, разработанная компанией ЛАНИТ.
Использование системы электронного документооборота LanDocs позволяет решить следующие задачи:

• автоматизация документооборота с учетом нормативов и правил, а также с различной функциональностью для разных групп сотрудников;
• архивация документов в электронном виде, их защита от несанкционированного доступа, контроль действий сотрудников с документами;
• автоматизация работы архивов в соответствии с правилами Государственной архивной службы РФ;
• управление исполнением документов в соответствии с заданными схемами обработки документов (workflow);
• оперативная подготовка и публикация корпоративных материалов на внутренних и внешних интернет-ресурсах.

Система электронного документооборота DIRECTUM призвана обеспечить повышение эффективности совместной работы сотрудников компании. Система электронного документооборота DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом возможно совмещение электронного документооборота с бумажным. Использование системы электронного документооборота DIRECTUM позволяет эффективно организовывать и контролировать выполнение бизнес-процессов на основе workflow: создание и согласование документов, проведение переговоров, поддержка продаж и других совместных процессов.
Модули системы электронного документооборота DIRECTUM позволяют решать следующие задачи:

• Управление документами;
• создание и хранение различных несистематизированных документов в форматах Microsoft Word, Excel, Visio, файлы CorelDraw, видео и пр.;
• поддержка различных версий документов и электронной цифровой подписи (ЭЦП); систематизирование документов по папкам;
• назначение прав доступа на документы;
• история работы с документами; поиск документов;
• управление деловыми процессами;
• согласование и обработка электронных документов (docflow);
• постановка задач в электронном виде и контроль их исполнения; совместная работа сотрудников;
• поддержка маршрутов (workflow);
• управление договорами;
• организация процесса согласования документов и работы с ними.
• управление совещаниями;
• согласование места, времени, состава совещания, формирование его повести, рассылка протокола, контроль исполнения решений.
• канцелярия;
• регистрация входящих и исходящих документов в соответствии со всеми нормами, рассылка бумажных документов и контроль их местонахождения, обмен документами с электронно-цифровой подписью с другими компаниями.
  управление взаимодействием с клиентами;
• создание и ведение общей базы контрагентов и контактных лиц;
• история звонков, презентаций, переписки с заказчиками;
• планирование, сопровождение и анализ маркетинговых кампаний.

Платформа Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 позволяет создавать на свой базе несложную систему электронного документооборота. С помощью системы электронного документооборота на базе Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 можно управлять деловыми процессами: сопровождение договоров; обработка входящей и исходящей корреспонденции; оформлением документов кадрового делопроизводства; создание, согласование и утверждение любых документов компании; подготовка коммерческих предложений и отслеживание их истории.

Электронный документооборот на базе Microsoft SharePoint решает следующие задачи:

• хранение документов по заданным правилам;
• маршрутизация документов и назначение прав доступа для работы с ними;
• контроль исполнения поручений;
• создание отчетов о работе с документами;
• поиск документов.

Преимущества системы электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint:

• Электронный документооборот готов к исполнению через несколько дней после внедрения;
• внедрение занимает не более 3-х месяцев;
• система электронного документооборота интегрируется с корпоративным порталом, что позволяет автоматически публиковать на портале все необходимые документы;
• система электронного документооборота обеспечивает работу с документами на всех стадиях: от создания документа до контроля его исполнения;
• с документами работают все сотрудники компании, что повышает эффективность работы как руководителей, так и рядовых специалистов;
• знакомый большинству пользователей интерфейс ПО Microsoft;
• интеграция со всеми программными решениями на платформе Microsoft;
• наличие на рынке труда большого количества технических специалистов для поддержки работы ПО на технологиях Microsoft.