Александр Родионов, ЛАНИТ – об изменениях рынка СЭД и увеличении спроса на такие решения

АЛЕКСАНДР РОДИОНОВ, ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ГРУППЫ КОМПАНИЙ ЛАНИТ, В ИНТЕРВЬЮ TADVISER РАССКАЗАЛ О ТОМ, КАК ПАНДЕМИЯ ВЫВЕЛА КОМПАНИИ ИЗ ЗОНЫ КОМФОРТА И КАК МЕНЯЕТСЯ РЫНОК СЭД, ЕСМ И CSP.

СТАЛ ЛИ СЭД БЕНЕФИЦИАРОМ ПАНДЕМИИ

Пандемия стала мощным (хотя и не самым приятным) стимулом для изменения роли и места многих ИТ-решений. Смогли ли системы электронного документа войти в число наиболее действенных инструментов организации удаленной работы?

Когда в пандемию люди отправились из офисов по домам, в первую очередь все кинулись налаживать удаленный доступ и Zoom. Лишь потом стали решать, как можно в этих условиях по-новому использовать документооборот. Но не всем это удалось, во всяком случае сразу. Ведь система электронного документооборота отражает корпоративную культуру. Несмотря на то, что инструментов современных СЭД с избытком хватает для решения любых задач заказчика, надо, чтобы это еще позволила сделать существующая культура управления компанией.

Чтобы изменить жизнь, психологи советуют выходить из зоны комфорта, потому что в спокойной обстановке крайне сложно решиться на изменения. Этот подход работает и в организациях. Пандемия силой вывела их из зоны комфорта, и организациям пришлось решиться на изменения в части внутренних процессов, которые мы автоматизируем при помощи СЭД.

Ощутили ли вы рост спроса на СЭД после того, как прошел первый локдаун?

Да, спрос на доработку систем электронного документооборота увеличился. В некоторых организациях СЭД внедряли на большой объем документов, а пользовались продуктом крайне ограниченно. Теперь же пришлось перейти к реальной полномасштабной эксплуатации. А любая система, когда ей начинают интенсивно пользоваться, требует доработки. От некоторых наших заказчиков мы получили контракты, которые так быстро они никогда не подписывали.

По моим ощущениям, в следующем году нас ждет еще одна волна запросов на перевнедрение, потому что какой-то процент заказчиков не получил адекватного ответа на свои острые проблемы от текущих поставщиков.

В то же время торможение спроса и деловой активности, связанное с пандемией, повлияло на цикл сделок, некоторые крупные проекты были отложены на следующий год.

КАКИЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ОБОЗНАЧИЛ ЛОКДАУН
Дала ли пандемия новые направления и ориентиры для развития продукта?

Еще до начала пандемии мы обозначили для себя три фокуса развития. Они сохранились и сейчас.

Во-первых, много ресурсов мы вкладываем в web-клиента, потому что эра «толстых» клиентов медленно, но верно проходит. При этом, как ни странно, пандемия практически никак не ускорила этот процесс. Казалось бы, при работе из дома всем было бы лучше перейти на web-клиента СЭД. Но выяснилось, что если в корпоративной информационной системе есть хоть одна десктопная программа, то для организации хоум-офиса все равно приходится организовать терминальный или VPN-доступ. И пока что ИТ-службам компании проще перевести в этот формат все программы.

Тем не менее, мы все равно сохраняем фокус на развитие web-клиента, потому что за этим будущее. Возможности создания и гибкость доработки web-приложений на порядок больше, чем если вы имеете дело с толстыми приложениями.

Второй фокус внимания – импортозамещение. А третий вектор развития был и есть UI/UX.

Но есть ряд особых требований к СЭД, которые появились в результате пандемии. До недавнего времени электронный документооборот вовсе не означал исключение бумажного. Но в условиях удаленки стало очевидно, что бумажных процессов должно становиться как можно меньше, потому как курьерами теперь документы оправлять крайне трудно. Поэтому начался ускоренный переход на юридически значимый электронный документооборот.

Конечно, мы всегда агитировали клиентов за электронную подпись, но в глубине души знали, что для конечного пользователя это технология непростая. Все эти ключи, сертификаты… И неожиданно рынок нашел компромисс в виде штампов. Это отметки на документах о наличии электронной подписи, благодаря которым получатель спокоен, он видит, что документ подписан и ему понятно кем. Такой подход позволил сдвинуть саму парадигму электронного документооборота. В течение длительного времени СЭД работала с процессами движения, согласования, фиксации исполнения документа, но что там за файл прикреплен к карточке, ей дела не было. Теперь системы начинают работать с тем, что внутри документа.

Изменилось ли в связи с пандемией отношение заказчиков к облачным СЭД?

Сегодня найти заказчика, особенно на крупном корпоративном рынке, у которого вообще не было бы СЭД, почти нереально. Причем закуплены эти продукты, в основном, по традиционной лицензионной модели. И это якорь, который очень сложно сдвинуть с места. Просто представьте себе объем работы, который нужно проделать при переходе на новую SaaS-систему – принять решение о замене СЭД, произвести закупку, внедрить и использовать при этом принципиально новую модель лицензирования. К тому же наш среднестатистический заказчик считает идею разовой закупки более безопасной для себя, потому что его затраты фиксированы.

Но в принципе, у нас уже привыкают платить за аренду ПО, но платят, как мне кажется, в двух случаях. В первом — это малые и средние компании, которые не хотят капитальных затрат. Во втором — если что-то невозможно купить on-premises. Например, Salesforce, одну из лучших в мире CRM, вообще нельзя купить on-premises, по крайней мере в России.

СЭД должен обладать массой инструментов для организации коллективной работы. Но почему в офисе люди по-прежнему предпочитают очные совещания, а на удаленке вынуждены проводить в Zoom порой весь рабочий день? Возможностей СЭД недостаточно или люди не готовы?

И то, и другое. Несовершенства СЭД точно имеют место. Если мы возьмем типовой процесс согласования документа в СЭД в крупной организации, при десяти согласующих они будут очень долго обсуждать, нужен ли протокол разногласий или замечания в тексте, кто потом будет сводить их воедино и т.д. Поэтому, как уже говорилось выше, СЭД должна уметь посмотреть внутрь документа. Визуализация истории изменений, консолидация правок — это как раз те вопросы, которые еще не проработаны, как следует.

С другой стороны, СЭД выстраивается в конкретной системе управления, в конкретной корпоративной культуре. Допустим, у заказчика принято, что четыре согласующих специалиста могут привлечь к процессу еще десять дополнительных рецензентов. В результате в СЭД будет не четыре, а сорок четыре отметки с различными комментариями.

В идеальной ситуации сотрудники должны быть мотивированы, чтобы процесс согласования проходил быстро, чтобы обсуждения с подчиненными велись не в рамках систем электронного документооборота. Потому что СЭД предназначена для фиксации фактов, имеющих важное значение. А если согласование требует не четырех, а 44 рецензий, то никаких самых совершенных инструментов коллективной работы не хватит.

Какие же новые возможности СЭД могут заинтересовать заказчиков?

Возможности смотреть «вглубь» документов, что значит, как минимум, научиться его читать, а как максимум — научится его писать, генерировать автоматически. Это влечет за собой такие темы, как нейронные сети, Big Data, NLP (Natural Language Processing). С технологической точки зрения, все инструменты уже есть и, если заказчик будет готов к их использованию, это направление чрезвычайно интересное, я бы сказал — магистральное.

Есть еще один тренд — это организация межкорпоративного юридически значимого документооборота. Кадрового, бухгалтерского и т.д. Сейчас мы активно строим собственные шлюзы к ЭДО. Это особенно нужно крупным организациям, которые, как правило, работают с несколькими операторами.

BPM И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ – ВРОЗЬ ИЛИ ВМЕСТЕ

Насколько актуально сегодня выглядит реализация BPMN-моделей в СЭД? Многие разработчики заявляют о включении в свои системы модуля BPM и считают, что за ним будущее. Поддерживает ли ЛАНИТ этот стандарт?

Давайте представим, что задача заказчика — это холм, на который надо подняться. BPM и СЭД — две тропинки, ведущие на одну и ту же вершину. И в этом смысле BPM-системы выступают нашими конкурентами, они активно наступают на поляну СЭД.

Но, по моей оценке, большинство корпоративных документационных процессов не требует BPM-движка. Потому что задачи сводятся к автоматизации параллельного и последовательного согласования. Если их пытаются решить средствами BPMS, заказчик неизбежно сталкивается с необоснованным усложнением эксплуатации и повышенным потреблением ресурсов. В очередной версии LanDocs мы наоборот планируем дать возможность решать подобные задачи без использования процессного движка и визуального редактора процессов.

С другой стороны, в сложных процессах, с ветвлениями по различным условиям, где есть ожидания, эскалации, межпроцессное взаимодействие, конечно же, нужна полноценная поддержка BPM. Там, где такой подход эффективен, мы реализуем BPMN-модель.

СЭД РАСШИРЯЕТ ГРАНИЦЫ: CSP, LOW-CODE, OPEN SOURCE, UI/UX, KNOWLEDGE MANAGEMENT

В 2017 году Gartner объявил о «смерти» ECM (если употреблять этот термин как синоним СЭД), и сказал, что теперь это будут CSP – Content Services Platform. Это смена вывески, маркетинговый трюк или на самом деле серьезные изменения в технологии?

Конечно же, ЕСМ не умер. Появление нового термина CSP, скорее, отражает изменение потребностей заказчиков, что подмечено верно. Дело в том, что организации, которые много лет использовали монолитные ЕСМ-системы, естественным образом столкнулись с тем, что на поздних фазах жизненного цикла любая их доработка или модернизация становится очень сложной и медленной. Как я люблю говорить про такие ситуации: «Тут чихнуть полгода». И мне кажется, CSP – как раз ответ на эту проблему. Если мы будем строить информационные системы, обслуживающие документопотоки и контент в другой концепции, они, конечно, тоже будут обрастать доработками, но все равно потом будет проще их модернизировать. CSP — это новый подход к уровню автономности технологических компонентов, который позволяет делать проекты быстрее.

Есть у CSP-подхода и второй аспект. На мой взгляд, мощнейшим толчком в ИТ стало появление ПО с открытым кодом, потому что стало не нужно писать все с нуля. В ПО с открытым кодом создана масса решений, которые уже приближаются к тому, чтобы быть стать промышленными и выдерживать высокие нагрузки. Тех масштабов и объемов, которых достигают некоторые из open source BPM, например, Camunda, ни одному собственному ВРМ-движку СЭД не под силу.

Ни в одной монолитной системе невозможно заменить проприетарный ВРМ-движок на open source. А модульная архитектура CSP такие вещи позволяет. Если идти в сторону NLP, также лучше начать с открытых решений.

CSP и разработанная нами в рамках этой концепции платформа DocsHouse – это ответ на неповоротливость вендоров, создающих у заказчиков монолитные системы, которые со временем становится очень сложно развивать. К тому же этот подход к проектированию информационных систем позволяет добиваться эффекта быстрее, в частности, за счет использования open source.

Лидеры российской экономики уже обратили внимание на преимущества использования этой концепции, например, Tele2 уже создал электронный архив абонентских договоров на DocsHouse.

Подробнее о CSP читайте в обзоре «Управление корпоративным контентом в парадигме микросервисной архитектуры».

Разработчики уже давно стремятся сделать из своих продуктов универсальные конструкторы, low-code платформы, позволяющие легко кастомизировать решение под запросы заказчиков. Как относится ЛАНИТ к идее превратить свою СЭД в low-code решение?

Общемировой тренд на low-code очевиден, идея вовлечения бизнес-пользователей в процесс проектирования с предоставлением им доступных инструментов крайне привлекательна. Но у этого метода есть свои ограничения, есть класс задач, которые low-code не могут быть решены. Например, в современных ВРМ-системах гораздо быстрее написать строчку кода, чем пробираться через много уровней экранов и устанавливать какие-то параметры, значения которых еще надо посмотреть в документации. Я с уважением отношусь к low-code, но на практике мне бы очень хотелось увидеть живых заказчиков, которые в сложных корпоративных информационных системах раньше работали в парадигме high-code, а потом начали жить в low-code и от этого стали намного счастливее.

Тем не менее, мы тоже уделяем внимание low-code, но при этом считаем, что есть другие тренды, более важные для того, чтобы системы эксплуатировались нашими заказчиками с большим удовольствием. Это, в частности, пользовательский опыт и UI/UX. Инвестиции в это направление мне кажутся более важными, чем в те, о которых мы говорили чуть выше. Потому что не только к СЭД, а ко всем корпоративным системам есть стандартная претензия, что интерфейсы у них не очень удобны.

Как вы собираете данные для UI/UX?

Мы за последний год нашли два таких способа получения обратной связи. Для систем, которые не работают во внутреннем контуре заказчика, есть много демостендов, в том числе, публичных, на которые потенциальные пользователи заходят и пробуют систему LanDocs. Там мы настроили метрику и теперь можем и в реальном времени, и после, видеть действия пользователя, понять, как он работает с системой – завершались ли операции неудачей, были ли у него какие-то ошибки и так далее. Сотни часов работы пользователей в web-клиенте LanDocs дают достаточную почву для размышлений, и очень много мелких неудобств было обнаружено и исправлено таким образом.

Для крупных заказчиков такой подход, конечно же, невозможен. Поэтому мы просим разрешения согласно определенному регламенту записывать сессии работы пользователей длиной 2-3 часа, а потом наши аналитики смотрят, какие выводы из этого можно сделать. В 2020 году мы поставили этот процесс на промышленную основу и уже выпустили несколько обновлений пользовательского интерфейса web-клиента и будем продолжать.

В следующем релизе СЭД планируются более принципиальные обновления. Из обратной связи с заказчиками мы сделали вывод, что пользователи предпочитают, когда объекты представлены не в виде таблиц, а в виде плашек. Для web-интерфейса это является некоторым стандартом де факто. Также мы заметили, что пользователи очень много скролят по стандартным спискам вверх-вниз, когда им нужно найти информацию. Поэтому мы достаточно серьезно изменили интерфейс web-клиента и сделали, чтобы на экран помещалось больше информации. А это достаточно сложная задача. С одной стороны, это радикальное изменение интерфейса, а с другой, не должно появиться столько визуального шума, чтобы у пользователя начало рябить в глазах. Этот релиз станет доступен для новых пользователей во втором квартале 2021 года. А существующие заказчики уже получили возможность работать с обновленным web-клиентом.

Что еще технологически интересного появилось в LanDocs в последнее время в этот год и что ожидается в ближайшее время?

Во-первых, уже упоминавшийся Web-клиент. Во-вторых, импортозамещение. В прошлом году это потребовало от нас серьезной работы. Ведь пользователь ожидает функциональных характеристик, скорости и удобства, которые он привык получать на Windows. Переходя на Linux, он едва ли готов от чего-то отказываться и снижать свои требования. И в 2020 году мы смогли успешно выполнить первый полностью импортозамещенный проект, полностью перевели одного из наших заказчиков на Vanilla PostgreSQL и АРМы на Linux.

Что касается совершенствования пользовательского интерфейса, то появился более удобный поиск, удобный визуальный конструктор карточек в web-клиенте. Мы сделали еще одну интересную вещь, о которой стоит сказать. Если вы знакомы с Salesforce, то знаете, что стартовый экран там представлен в виде настраиваемых дэшбордов. Мы тоже сделали стартовую кастомизированную страницу, на которую можно поставить где-то с десяток виджетов, которые пишутся под конкретного заказчика, и каждый пользователь может настроить свое рабочее место под свои задачи. Так как это web-клиент, виджеты могут подтягивать данные из внешних систем и, заходя в СЭД, сотрудник может понять, что происходит в других системах.

Как известно, ЛАНИТ развивает направление корпоративного поиска (Enterprise Search), что можно считать частью концепции управления знаниями (Knowledge Management). Как вы оцениваете востребованность подобных решений? Что мешает их более широкому использованию?

В целом рынок Knowledge Management переживает очередную реинкарнацию, чему, на мой взгляд, способствовало развитие open source-компонентов и соответствующих промышленных решений. Системы KM все более напоминают реальные продукты, а не экзотические технологии, а их стоимость снижается.

Наш Enterprise Search – это единая поисковая строка к другим системам, которые есть на предприятии – системе проектирования изделий, учетной системе, хранилищам контента, в том числе SharePoint и документообороту LanDocs. По всем этим источникам данных строится единый индекс, учитывающий права пользователя. Получается своего рода защищенный корпоративный Google, который в результатах поиска покажет данные из всех информационных систем с учетом наложенных ограничений доступа. Такая система, которая умеет искать по нескольким информационным ресурсам, была создана нами в НПО Энергомаш в 2020 году на продуктах ABBYY.

Следующим этапом для нас будет анализ запросов, которые формируют пользователи, чтобы научиться понимать, что они там ищут, какую пользу получают и как это ускоряет бизнес-процессы. Допустим, у нас есть контрагент, и мы хотим, чтобы поисковая система выдавала не просто документы, где встречается название этого контрагента, а таблицу со всеми расчетами с этим контрагентом.

У Enterprise Search есть хорошие перспективы использования не только внутри СЭД, но и отдельно от системы электронного документооборота. В этом случае СЭД выступает лишь одним из источников данных и поиска паттернов обнаружения информации. Это позволяет превратить накопленную информацию в ценный актив. И мне кажется, что это как раз и есть Knowledge Management.

К СТАГНАЦИИ ИЛИ РОСТУ ГОТОВЯТСЯ ОСНОВНЫЕ ИГРОКИ РЫНКА СЭД

Несмотря на то, что рынок СЭД стабильно растет, темпы этого прироста в последнее время замедлились и не превышают 5-7%. Считаете ли вы, что рынок ожидает стагнация или существует потенциал для более активного развития?

На мой взгляд, достижение высоких темпов роста в 20% и более возможно только при расширении границ рынка, включении в этот контур CSP, ВРМ, low-code, способности работать с содержанием документа, инструменты групповой работы.

Сегодня основные игроки имеют свои гипотезы переосмысления рынка. Мы двинулись больше в сторону удобства работы (UX) и «заглядывания» внутрь документов, другие коллеги – в сторону предоставления облачных решений, третьи – low-code.

Еще одним мощным фактором, способным обеспечить высокую динамику рынка, в нашей стране является импортозамещение.

Что касается ЛАНИТ, то по итогам 2020 года мы покажем двузначные цифры роста, и я ожидаю, что они будут выше средних показателей рынка.

Что является ключевыми дифференциаторами выбора поставщика СЭД? Как вы оцениваете положение ЛАНИТ на общем фоне?

АЛЕКСАНДР РОДИОНОВ: Заказчики СЭД смотрят на множество факторов, при этом основные требования связаны со стабильностью поставщика. Они хотят быть уверены, что компания-разработчик будет существовать на длинной дистанции, способна направлять существенные инвестиции в разработку, не будет куплена или поглощена, в результате чего стратегия развития продукта резко не изменится. В глазах заказчика ЛАНИТ – крупная частная компания, которая уже много лет стабильно работает на рынке.

Еще один важный критерий выбора СЭД – это функциональная и визуальная современность: выглядит ли система как продукт, в который вкладываются серьезные ресурсы на развитие и совершенствование, или она похожа на программу из 90-х годов. И в этом разрезе, когда заказчик видит наш web-клиент, он говорит: «Это то, чего я хотел». Качество интерфейса является маркером, что в систему идут инвестиции, она развивается. И клиент хочет быть уверен, что система развивается. Поэтому UX — это очень важный фактор и своего рода визитная карточка ЛАНИТ.

Конкуренция на рынке СЭД достаточно велика. Кроме того, на него выходят все новые разработчики. Стоит ли ожидать появления здесь сильных игроков?

На рынке СЭД нет одного гегемона, а есть некоторое количество лидеров, компаний с оборотами больше полумиллиарда рублей. Для нашего рынка этот объем можно считать условным входным билетом в клуб.

Я не вижу пока конкретных предпосылок, но по классике такой рынок должен консолидироваться. Я думаю, что это произойдет.

Что касается ЛАНИТ, мы не планируем слияний и поглощений компаний, аналогичных нашему департаменту систем управления документами. Однако мы ищем возможности не только органического роста, но и рассматриваем приобретение небольших технологических компаний, которые соответствуют нашему видению. Покупка бизнеса ради клиентской базы не стоит в наших планах.

Как повлиял на конкуренцию почти полный уход с рынка западных вендоров? Не только в коммерческом, но и в технологическом плане – не ведет ли снижение конкуренции к снижению требований?

В госсекторе изначально западных вендоров почти и не было. В коммерческом секторе они были и есть, никто никуда не ушел. И IBM продолжает свою работу, и OpenText. Самая большая проблема у западных вендоров – это не импортозамещение, а курс рубля и рост цен на их продукты. В этом смысле российские поставщики, у которых затраты в рублях, оказываются существенно более конкурентоспособны. А уровень российских разработок сегодня таков, что на их основе можно решить любые задачи документооборота.

У нас были успешные проекты, где мы заменяли западные платформы на российские и это приводило к очевидному экономическому эффекту. Я думаю, что пока этот принцип соблюдается, импортозамещению жить.

Вы не рассматривали вопрос о выходе СЭД на международный рынок?

Гипотезы развития бизнеса за счет выхода на зарубежные рынки некоторыми нашими российскими разработчиками были проверены. Туда было вложено очень много денег, но чаще всего безуспешно.

Начнем с того, что со своим продуктом хорошо выходить там, где не требуются сейлы, когда он продается сам. Например, можно перевести на английский SaaS-решение, запустить рекламу, и начинаются продажи по всему миру. СЭД так не покупается никогда. Нужен локальный офис, местные продавцы, менеджеры со стороны разработчика и т.д. А это огромные затраты с непредсказуемым финансовым результатом.

Но есть же Касперский, есть ABBYY.

АЛЕКСАНДР РОДИОНОВ: Это как раз продукты, не требующие внедрения, а ABBYY в той части своих систем, которая требует внедрения, имеет локальные офисы продаж. Для любого проектного бизнеса зарубежная экспансия – это очень серьезные инвестиции и соответствующий риск. Мне кажется, те же самые деньги можно потратить на внутреннем рынке с большим толком.

Назовите три наиболее важных технологических тренда, которые в ближайшее время будут определять успех конкуренции на отечественном рынке СЭД?

Поддержка межкорпоративного ЮЭ ЗДО, импортозамещение, UI/UX и четвертый тренд – это концепция CSP.

По любым вопросам в области решений для корпоративного контента напишите нам по адресу ecm@lanit.ru

Автор: Александр Родионов
Источник: TAdviser, 19.02.2021
Связь с нами